KPI (Key Performance Indicators)

MEDICIÓN INDICADORES DE GESTIÓN LOGÍSTICOS


INTRODUCCIÓN
¿Sabe usted cuánto cuesta el proceso de devoluciones en su empresa?

¿Conoce usted cuántas facturas son generadas con problemas en su compañía anualmente, y cuánto dinero están representando? ¿Sabe usted cuantos pedidos perfectos entrega su empresa, es decir, cuántos entrega a tiempo, completos y sin problemas en la documentación?

Si usted no conoce como se comportan estos indicadores al interior de su empresa y respondió negativamente a la mayoría de las preguntas formuladas anteriormente, preocúpese, necesita emprender estrategias encaminadas a conocer profundamente las operaciones y los resultados que está obteniendo su organización, para tomar decisiones encaminadas a alcanzar la excelencia logística.

¿Cómo obtener esta información?

¡MEDIR ES LA RESPUESTA!

¿Qué Es Medir?

Es la actividad que permite calcular, evaluar, comparar y establecer un punto de partida,
de llegada o parámetro sobre cualquier aspecto.

¿Por Qué Y Para Qué Medir?

“LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA”

Al medir es posible identificar puntos deficientes, tomar decisiones sobre las prioridades de trabajo y valorar los resultados de las estrategias que ya se han implementado. Adicionalmente si se comparan estas mediciones con las de otros, es posible establecer un paralelo en cuanto a gestión, resultados y niveles de desarrollo, logrando conocer con mayor exactitud las fortalezas y debilidades frente a la industria.


¿Cuál Es El Objetivo De Esta Cartilla?

El objetivo de esta cartilla es guiar a cualquier persona, equipo u organización en el desarrollo de un sistema de medición para su proceso logístico basado en indicadores de
gestión.

Para lograr lo anterior, encontrará la definición de los conceptos básicos de medición, al
igual que la descripción de cada indicador con su nombre, definición, forma de cálculo y un ejemplo de aplicación. Finalmente encontrará anotaciones relacionadas con diferencias que pueden existir en la aplicación de dichos indicadores en algunos sectores.

Igualmente esta cartilla busca que la empresa desarrolle una cultura de medición que le permita participar en ejercicios de comparación con otras organizaciones, al contar con un proceso de medición diseñado bajo parámetros estándares y un sistema de información que genere datos reales y oportunos.

 CONCEPTOS BÁSICOS

¿Qué Es Cultura De Medición?

Es una estrategia que busca desarrollar en la organización la habilidad de evaluar las diferentes áreas de gestión, con el objetivo de conocer los puntos críticos de desempeño y generar planes de trabajo sobre las debilidades, oportunidades y fortalezas.

¿Por Qué Contar Con Cultura De Medición?

En una empresa la cultura de medición permite tener control y entendimiento profundo
de cada proceso, producto o servicio, y su contribución a los objetivos de la organización,
de esta forma, facilita a la gerencia tomar decisiones más acertadas y oportunas. Un proceso continuo de medición permite a las compañías de forma oportuna identificar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas e implementar estrategias y correctivos que permitan aprovechar al máximo las ventajas competitivas y superar los problemas sin generar mayores contratiempos a la compañía.

¿Qué Se Debe Medir?

Se miden aquellos aspectos que permiten valorar qué tan bien se están haciendo las cosas, y que tan eficiente es la utilización de los recursos para lograr hacerlas; así como el resultado de estrategias y cambios adoptados en cualquier gestión.

¿Qué Son Los Indicadores?

Son relaciones de datos numéricos que hacen posible evaluar el desempeño y los resultados en cada componente de gestión clave para la organización. Permiten determinar que tan cerca se está del cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Los indicadores pueden estar expresados en unidades de medida como horas, días, o como un porcentaje. Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores con el fin de poder utilizar la información que generan de forma oportuna.

¿Qué Son Indicadores Logísticos?

Son aquellos indicadores cuantitativos aplicados a la gestión del abastecimiento, incluyendo los procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, despacho, distribución, entregas, facturación y los flujos de información entre socios de negocios.

¿Cuál Es Su Objetivo?

Los indicadores logísticos buscan evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión logística de
la organización, así como la utilización de la tecnología y el manejo de la información, con el ánimo de lograr un control permanente sobre las operaciones, tener un seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos, contar con retroalimentación que facilite el mejoramiento general de la cadena de abastecimiento.

¿Cómo Debe Iniciarse Un Proceso De Medición?

Conocer la misión, la visión y los factores críticos de éxito del negocio; así como lo que debe aportar cada área funcional, proceso, proyecto o equipo de trabajo a su cumplimiento.

Identificar los procesos críticos que al ser mejorados aportan un excelente valor agregado para la empresa y/o los procesos que se deben controlar o evaluar por ser de gran importancia e impacto para la organización.

Definir los indicadores que se van a utilizar, de acuerdo con los aspectos que se desean controlar y teniendo en cuenta aquellos que tengan una amplia utilización en el mercado.

Establecer los datos necesarios para calcular los indicadores, manteniendo sistemas de medición estándar utilizados por diversos sectores.

Determinar el origen de los datos. Si actualmente se cuenta con ellos, establecer la fuente de esta información; de lo contrario, desarrollar mecanismos para que el sistema de información los genere de forma automática.

Establecer un cronograma de medición y un responsable para controlar el proceso.

Factores Claves De Éxito De Un Proceso De Cultura De Medición.

Para que un proceso de cultura de medición tenga éxito y produzca resultados al interior de la organización debe contar con un conjunto de condiciones:

Las políticas, procedimientos y sistemas de medición deben ser estándares a través de la
organización y en lo posible, hacia afuera.

Todo indicador debe ser comparable contra los objetivos y metas para establecer niveles
de cumplimiento.

El desempeño establecido a través del proceso de medición debe relacionarse con el sistema de evaluación y compensación.


La información obtenida debe ser utilizada para el análisis y generación de planes y acciones. Los funcionarios deben reconocer en el sistema una herramienta de autocontrol y soporte al proceso de toma de decisiones.

Los indicadores utilizados deben ser sencillos y fáciles de entender.

La información generada debe ser útil, oportuna, exacta y no más de la necesaria.

¿Qué Es Benchmarking?

Benchmarking es el proceso continuo de medición de los indicadores de procesos, productos y servicios frente a los de los competidores o a los de aquellas compañías reconocidas como los líderes, permitiendo identificar y adoptar prácticas exitosas.

Los procesos de Benchmarking exigen cambios dentro de la organización. La información recolectada debe permitir identificar prácticas excelentes y ver el modo de adaptarlas, a la propia empresa.

¿Por Qué Trabajar En Benchmarking?

Comparar los resultados de la gestión con otras organizaciones.

Realizar un seguimiento a las mejores prácticas y al desarrollo logístico de la industria.

Lograr mayor satisfacción de las necesidades de los clientes, al trabajar en los factores
que afectan directamente la calidad del servicio ofrecido.

Obtener una medida real de la productividad, al conocer la relación existente entre la
manera como se esta operando, los costos, el tiempo consumido en los procesos y el
servicio percibido por el cliente.

Fijar objetivos y metas de acuerdo con variables medibles y definitivas, acordes con la misión y visión de la organización.

Planear estratégicamente, con base en información real de la empresa y del mercado.

Definir alianzas estratégicas que permitan el desarrollo y optimización de los procesos compartidos.

Gestionar la recompensa al personal, teniendo en cuenta la calidad de su desempeño.

¿Por Qué Benchmarking En Logística?

En los procesos logísticos se encuentra concentrada, en gran parte, la respuesta a los
objetivos exigentes de satisfacción de los clientes y de la cadena de abastecimiento, reducción de niveles de inventario y de costos operativos, los cuales son ingredientes críticos del mercado competitivo actual.
Por lo anterior es indispensable medir y analizar permanentemente los indicadores logísticos con el objeto de emprender las acciones necesarias para mantener la participación de mercado deseada.


INDICADORES LOGÍSTICOS.

Antes de presentar la descripción de cada indicador, es importante dejar en claro la expresión “Periodo X”, la cual es utilizada en varios de los indicadores. El periodo X hace referencia al periodo de tiempo sobre el cual se lleva a cabo la medición.

Para un estudio de benchmarking se recomienda, en lo posible, trabajar con periodos de tiempo largos, que contengan picos y bajas en la demanda debidas a eventos y comportamientos propios de algunos meses del año. No obstante, lo realmente importante, es que las empresas trabajen bajo los mismos parámetros de tiempo para que los datos sean comparables.

Para procesos internos es conveniente tener facilidades para poder, en cualquier momento, consultar el comportamiento acumulado de los indicadores en el tiempo transcurrido del año o del mes. En general, es muy importante estudiar el desempeño de cada mes, teniendo en cuenta los eventos que de alguna manera puedan haber afectado el comportamiento del indicador.

Los indicadores logísticos que encontrará a continuación se encuentran clasificados de
acuerdo con las siguientes actividades o procesos.

• INDICADORES DE SERVICIO
• INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
• INDICADORES DE GESTIÓN LOGÍSTICA
A. INDICADORES DE SERVICIO

Este grupo de indicadores busca medir el nivel del servicio que la empresa presta a sus clientes, tanto internos como externos. Incluye:

Pedidos Entregados a Tiempo – On Time Delivery
Pedidos Entregados Completos – Fill Rate
Ciclo de la Orden de Compra – Lead Time
Documentación sin Problemas
Sincronización de la Información
Pedidos Entregados a Tiempo

Este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compañía para realizar la entrega de
los pedidos, en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente.


Cálculo:
 NUMERO DE PEDIDOS ENTREGADOS / RECIBIDOS DURANTE EL PERIODO X EN LA FECHA O PERIODO PACTADO = NUMERO TOTAL DE PEDIDOS SOLICITADOS PARA EL PERIODO X.

Para el cálculo se debe tener en cuenta lo siguiente:

Los pedidos urgentes generados por el cliente deben hacer parte del cálculo.

Un pedido podrá ser considerado como recibido a tiempo a pesar de que el cliente lo registre en el sistema de información en un momento posterior a la recepción física de la mercancía. Por ejemplo, si la mercancía debe ser almacenada temporalmente para posteriores verificaciones o porque no hay sistema de información en el momento de la recepción, la fecha de recibo de la mercancía deberá ser la del arribo físico de la misma y no la de su ingreso al sistema de información.

Si se presentan ampliaciones en el plazo de entrega establecido inicialmente, debido a problemas por parte del proveedor, relacionados con su capacidad de entregar en la fecha inicialmente pactada, se considerará que el pedido no fue entregado a tiempo, aunque se haya cumplido con el tiempo de entrega acordado en la segunda oportunidad.

Cuando hay la posibilidad de realizar entregas parciales, si cualquiera de las entregas no cumple con las condiciones estipuladas de plazo de entrega, la orden de compra en su totalidad deberá ser afectada, considerándose como no entregada a tiempo.

Ejemplo:
La compañía proveedora Y, recibió durante el periodo de enero a diciembre del año anterior, un total de 150.000 órdenes de compra. De ese total de pedidos, llegaron a las instalaciones de sus clientes, en el periodo acordado o en las fechas establecidas, 115.500
pedidos.

% Entregas a Tiempo = 115.500 / 150.000 = 77%

El nivel de cumplimento en Pedidos Entregados a Tiempo es del 77%


Pedidos Entregados Completos – Fill Rate:

Este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compañía en la entrega de pedidos
completos al cliente, es decir, establece la relación entre lo solicitado y lo realmente entregado al cliente.
Este indicador puede evaluarse de tres maneras: Referencias, Unidades de Productos y
Pedidos.







Ciclo De La Orden De Compra (Lead Time):

Este indicador tiene por objeto controlar el tiempo que transcurre entre el momento en que el cliente realiza el pedido y el momento en que éste recibe físicamente la mercancía. Este indicador debe expresar el ciclo normal de reorden y por lo tanto debe calcularse excluyendo los pedidos urgentes y los pedidos programados.

Debe aclararse que este indicador no corresponde a la capacidad de respuesta de un proveedor, lo que mide es la longitud en tiempo de la cadena de abastecimiento, teniendo en cuenta los acuerdos establecidos entre cliente y proveedor.



INDICADORES GESTION DE INVENTARIOS

 Días De Inventario:

Este indicador determina para qué periodo de tiempo en promedio la empresa mantiene
inventarios.


Faltantes De Inventario – Out Of Stock

Este indicador mide la ruptura de inventarios en centros de distribución de clientes y proveedores y en puntos de venta cuando aplique.


INDICADORES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA

Estos indicadores buscan medir la eficiencia de la gestión logística de la compañía, teniendo en cuenta la asignación de recursos hecha a este tipo de actividades y el manejo de las herramientas que definen la red de distribución de la empresa.

Costos De Distribución

Este indicador mide tres elementos:
El impacto que tienen los costos de distribución sobre la operación total de la compañía.
Es decir cuánto representan los recursos invertidos en el proceso de distribución sobre
los resultados representados en las ventas de la empresa.
El costo de distribución por unidad de embalaje vendida
El costo de distribución por unidad de peso vendida (Kg.)


GLOSARIO:

Cliente: En el presente documento se considera cliente la empresa receptora de los bienes a ser comercializados o utilizados en la prestación posterior de servicios.

Órdenes programadas o posfechadas: Son aquellas órdenes de compra que el cliente
realiza de forma anticipada con motivo de un periodo o un evento especial del año (día de la Madre, Navidad o una promoción). Para estos casos, el ciclo de la orden no corresponde al ciclo normal de reorden.

Proveedor: En el presente documento se considera proveedor aquella empresa que suministra los bienes que son requeridos por un cliente para su comercialización o prestación de sus servicios.

Respuesta eficiente al consumidor (Efficient Consumer Response, ECR): Estrategia en la cual clientes y proveedores trabajan conjuntamente con el objeto de reducir costos a través de la cadena de abastecimiento, ofrecer mejor servicio a los clientes y generar el mayor valor posible a los consumidores.

Unidad Monetaria: Denominación de la moneda local. (Dólar, peso, etc.)